Tentfeest of dorpsfeest organiseren: van vergunning tot laatste ronde

Een tentfeest organiseren is voor de meeste comités geen hobbyproject maar een begroting van tienduizenden euro's die in drie avonden goed of fout gaat. Deze gids loopt de volgorde af waarin het in de praktijk gebeurt: eerst de dingen die maanden kosten, dan de dingen die een week kosten, en tot slot de avond zelf.

Twaalf maanden vooraf: datum, locatie en vergunning

Begin met de datum, want daar hangt de rest aan vast. Kijk naar wat er nog meer in de regio gebeurt, naar de schoolvakanties en naar wanneer de tentenverhuurder nog capaciteit heeft. Een goede tentenboer is in het hoogseizoen een jaar vooruit volgeboekt.

De evenementenvergunning vraag je aan bij de gemeente. Hoe lang dat duurt verschilt sterk, maar reken op acht tot twaalf weken en houd er rekening mee dat de gemeente aanvullende stukken kan opvragen: een situatietekening, een veiligheidsplan, een verkeersplan en soms een akoestisch onderzoek. Voor het schenken van alcohol heb je daarnaast een ontheffing nodig, en die is gebonden aan een persoon met de juiste papieren die tijdens het schenken aanwezig is.

Regel in dezelfde periode de verzekering. Een evenementenaansprakelijkheids- verzekering is geen luxe: een tent, een dansende massa en een bar zijn samen precies de omstandigheden waarvoor die polis bestaat.

Zes maanden vooraf: de begroting die klopt

De grootste posten liggen vast voordat je één kaartje hebt verkocht: tent, vloer, licht en geluid, artiesten, beveiliging, sanitair, stroom en de inkoop van drank. Zet die op een rij en bereken wat je break-even bezoekersaantal is. Dat getal is belangrijker dan je verwachte omzet, want het vertelt je wanneer je moet ingrijpen.

Een gangbare vuistregel in de dorpsfeestwereld: de barmarge draagt het feest, de entree dekt de vaste kosten. Als je entree de tent, de band en de beveiliging dekt, dan is de bar je resultaat. Verkoop je te weinig kaarten, dan draai je verlies dat je met bier niet meer inhaalt.

Neem ook de muziekrechten mee. Een band of dj betekent een afdracht aan Buma, en bij opgenomen muziek ook aan Sena, als percentage van je recette. Hoe je dat meldt en berekent, staat in Buma/Stemra en Sena bij je evenement. En kijk aan de inkomstenkant of je gemeente een regeling heeft voor evenementen of dorpsfeesten. Hoe je zo'n aanvraag onderbouwt, lees je in een fondsaanvraag schrijven.

Drie maanden vooraf: voorverkoop openen

Voorverkoop is het enige instrument waarmee je nog kunt bijsturen. Zonder voorverkoop weet je pas om acht uur 's avonds of je gelijk had.

Zet je ticketverkoop online, ook als je dorp klein is. De reden is niet gemak maar informatie: je ziet dagelijks hoe het loopt, je weet welke avond achterblijft, en je kunt daar een week voor het feest nog iets aan doen met een extra post op social media of een actie voor de vrijdag.

Wat je in je ticketshop zet:

• Een passe-partout voor het hele weekend, meestal met korting ten opzichte van losse avonden.
• Losse avonden, want lang niet iedereen komt alle dagen.
• Een jeugdtarief als je een middagprogramma hebt.
• Gratis tickets voor het zondagochtendprogramma of de seniorenmiddag. Ook gratis toegang wil je registreren, anders weet je niet hoeveel stoelen je moet zetten.

Let bij het kiezen van een ticketsysteem op wie de kosten betaalt. Veel platformen rekenen servicekosten die bij je bezoeker bovenop de prijs komen. In een dorp waar iedereen elkaar kent wordt jouw comité daarop aangesproken, niet het platform. Kies een systeem waarbij de prijs die jij instelt ook de prijs is die betaald wordt.

Zes weken vooraf: vrijwilligers en roosters

Een tentfeest draait op mensen die er vrijwillig staan. Reken grofweg op:

• twee tot vier personen aan de deur, afhankelijk van het aantal ingangen
• één barmedewerker per vijftig gelijktijdige bezoekers
• twee personen voor de garderobe als je die hebt
• een coördinator per avond die geen vaste taak heeft en dus kan bijspringen

Maak het rooster in blokken van drie uur en zorg dat niemand de hele avond aan de deur staat. Wie scant wil ook een keer de band zien.

De week ervoor: techniek testen

Test de scanapp op de telefoons die er echt gaan staan, en niet alleen op die van jezelf. Een feesttent staat zelden op een plek met goede dekking, dus kijk ter plekke wat het bereik doet en regel zo nodig een hotspot of wifi vanuit de kantine.

Print een noodlijst. Niet omdat het systeem uitvalt, maar omdat een telefoon leeg kan raken en je dan niet wilt improviseren met een rij voor de deur.

De avond zelf: de deur

De deur bepaalt hoe je feest begint. Twee dingen versnellen hem meer dan wat ook: bezoekers die hun QR-code al open hebben staan, en meerdere scanners naast elkaar in plaats van één. Zet iemand voor de rij die mensen vraagt hun ticket alvast te openen; dat scheelt meer tijd dan een extra scanner.

Scan iedereen, ook bekenden. Een ticket dat al gescand is wordt geweigerd, en dat is precies waarom doorgeven van bandjes niet meer werkt. Als je voor het eerst online werkt, is dit het moment waarop het comité merkt dat de deelnemerslijst op papier definitief verleden tijd is.

Na afloop: afrekenen en volgend jaar

Zet binnen een week je cijfers op een rij: verkochte kaarten per avond, barverbruik, kosten en resultaat. Bewaar ook de dingen die niet in geld staan: op welk moment de rij het langst was, welke avond tegenviel, wat de vrijwilligers zeiden.

Dat document is volgend jaar meer waard dan je hele begroting, want het is het enige dat je vertelt waarom de cijfers waren zoals ze waren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vergunning aanvragen voor een tentfeest?

Reken op acht tot twaalf weken, en vraag bij je gemeente na welke termijn zij hanteren. Grote evenementen met een verkeersplan of een akoestisch onderzoek hebben langer nodig.

Moet ik entree heffen of kan ik het gratis houden?

Dat hangt af van je begroting. Gratis toegang trekt meer mensen maar legt het hele risico bij de bar. Entree dekt je vaste kosten voordat de eerste bezoeker binnen is, en dat is precies waarom veel comités ervoor kiezen.

Wat kost een online ticketsysteem voor een dorpsfeest?

Bij Tickable betaal je €0,32 per verkocht ticket, exclusief btw, zonder abonnement en zonder contract. Voor een feest dat één keer per jaar is betaal je de rest van het jaar niets, en gratis tickets zijn kosteloos.

Kan ik losse avonden en een passe-partout tegelijk verkopen?

Ja. Je maakt per avond een tickettype aan plus een passe-partout voor het hele weekend, elk met een eigen prijs en maximum, en je bezoeker combineert wat hij wil in één bestelling.

Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig aan de deur?

Twee tot vier, afhankelijk van het aantal ingangen en de piek bij binnenkomst. Meerdere telefoons die tegelijk scannen helpen meer dan meer mensen achter één scanner.

Welk btw-tarief geldt voor de entree van een tentfeest?

Kopen mensen een kaartje voor de band of dj, dan geldt voor de entree 9%. Zijn de artiesten bijzaak en draait de avond om de bar, dan is het 21%. Voor drank gelden de eigen tarieven. Hoe dat zit, en wanneer je als vereniging helemaal geen btw rekent, staat in btw op tickets.