Ticketverkoop voor verenigingen: praktische tips voor de eerste keer

Veel verenigingen verkopen nog steeds tickets via WhatsApp, Excel of contant geld aan de deur. Dat werkt prima voor kleine groepen, maar zodra je meer dan 50 bezoekers verwacht, loopt het al snel vast. Geen overzicht, geen zekerheid over aantallen, en administratief een ramp.

Online ticketverkoop lost dat op. Maar waar begin je? Wat heb je nodig? En wanneer is het de moeite waard? Deze gids helpt je de eerste stappen te zetten zonder je te verliezen in onnodige complexiteit.

Wanneer loont online ticketverkoop?

Niet elk evenement vraagt om een ticketsysteem. Regel het informeel als:

• Je minder dan 30 bezoekers verwacht
• Iedereen elkaar kent en betaling achteraf geen probleem is

Ga voor een ticketsysteem zodra:

• Je 50+ bezoekers verwacht
• Het een besloten feestje of activiteit voor leden is
• Je bezoekers van buiten de vereniging komen
• Je vooraf wil weten hoeveel mensen komen (voor catering, zaalgrootte)
• Je administratie overzichtelijk wil houden
• Je geld vooraf wil ontvangen (geen gedoe achteraf)

Voor verenigingen die jaarlijks meerdere evenementen organiseren (galas, concerten, workshops, feesten) maakt een ticketsysteem het verschil tussen chaos en controle.

Wat moet je regelen voordat je start?

1. KvK-nummer en bankrekening De meeste ticketsystemen (waaronder Tickable) vragen om een KvK-nummer. Hebben jullie dat niet? Lees dan of je een KvK-nummer nodig hebt. Voor de meeste verenigingen is dit geen probleem, want je hebt dit vaak al bij oprichting geregeld.

Je hebt ook een bankrekening nodig waarop de ticketopbrengsten gestort kunnen worden. Gebruik de verenigingsrekening, niet een privérekening.

2. Evenementdetails op een rij Zorg dat je het volgende weet:

• Datum, tijd en locatie
• Aantal beschikbare plaatsen
• Ticketprijs (inclusief of exclusief servicekosten)
• Welke informatie je van bezoekers nodig hebt (naam, telefoonnummer, dieetwensen)

3. Betaalmethoden Standaard kan je via iDEAL en Bancontact betalen laten. Geen ingewikkelde contracten met betaalproviders nodig, dat werkt automatisch. Wil je je eigen Mollie-account gebruiken? Dat kan ook, lees meer in tickets verkopen met Mollie.

De stappen om te starten

Stap 1: Maak een account aan Registreer je via app.tickable.nl. Het kost geen geld om een account aan te maken.

Stap 2: Maak je eerste evenement Vul de basisinformatie in: naam, datum, locatie en aantal tickets. Kies of je tijdsloten wil gebruiken (handig bij workshops) of gewoon één starttijd hebt.

Stap 3: Stel je tickets in Maak verschillende tickettypes aan als je die nodig hebt (bijvoorbeeld: leden en niet-leden, vroegboekkorting, VIP-tickets). Bepaal per type de prijs en het aantal beschikbare tickets.

Stap 4: Pas je ticketshop aan Upload je logo, kies kleuren die bij je vereniging passen. Je ticketshop kan eruit zien alsof je het zelf hebt gebouwd. Geen Tickable-logo verplicht.

Stap 5: Test het bestelproces Maak een gratis testticket en doorloop zelf het hele proces. Check of alles klopt: teksten, prijzen, e-mails. Bij gratis tickets betaal je niks.

Stap 6: Deel je ticketshop Zet de link in je nieuwsbrief, op social media en op je website. Je kan de ticketshop ook embedden, maar een directe link werkt net zo goed.

Stap 7: Scan tickets bij de ingang Download de check-in app op je telefoon. Scan QR-codes, zie direct wie is ingecheckt. Geen dure hardware nodig.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

Fout 1: Te laat beginnen met verkoop Start minimaal 4 weken voor je evenement. Geef mensen de tijd om te plannen. Voor grote evenementen (galas, concerten) mag het gerust 8-12 weken van tevoren.

Fout 2: Onduidelijke ticketinformatie Vermeld duidelijk wat iemand krijgt: tijdstip, locatie, wat is inbegrepen (drankje, hapje), dresscode. Onduidelijkheid leidt tot vragen en geannuleerde bestellingen.

Fout 3: Geen buffer in aantallen Verkoop niet alle 200 stoelen als je zaal 200 stoelen heeft. Houd 10-20 plekken over voor onverwachte situaties (kapotte stoelen, crew, last-minute VIPs).

Fout 4: Vergeten te testen Test altijd het hele proces. Bestel zelf een gratis ticket, check of de e-mail aankomt, probeer de QR-code te scannen. Beter nu een fout vinden dan tijdens de verkoop.

Fout 5: Geen plan voor vragen Zet in je ticketshop duidelijk waar mensen terecht kunnen met vragen: e-mailadres of telefoonnummer. Bezoekers hebben altijd vragen over parkeren, tijden of toegankelijkheid.

Praktijkvoorbeeld: van Excel naar ticketshop

Een muziekvereniging uit Groningen organiseerde elk jaar een voorjaarsconcert. Tickets gingen via Excel: mensen mailen, handmatig invoeren, overschrijvingen checken, namen afvinken bij de deur. Tijdrovend en foutgevoelig.

Ze stapten over naar online ticketverkoop:

• 180 tickets verkocht in 3 weken
• Automatische bevestigingsmails, dus geen "heb je mijn mail ontvangen?" vragen meer
• Realtime overzicht: hoeveel verkocht, hoeveel nog beschikbaar
• Scannen bij de ingang in plaats van papieren lijsten
• Administratie klaar: alle gegevens in één export

Hun tip: "Begin niet in maart als je concert in april is. Wij startten in januari en dat gaf rust. En maak een testticket, dan zie je precies wat kopers zien."

Checklist voor je eerste ticketverkoop

Voordat je live gaat:

• KvK-nummer en bankrekening geregeld
• Evenementdetails compleet (datum, tijd, locatie, aantal plaatsen)
• Tickettypes aangemaakt met correcte prijzen
• Logo en huisstijl toegevoegd aan je ticketshop
• Gratis testticket aangemaakt en doorlopen
• Bevestigingsmail getest en goedgekeurd
• Link naar ticketshop klaar om te delen
• Check-in app gedownload en getest
• Duidelijk contactpunt voor vragen van bezoekers
• Promotieplan gemaakt (nieuwsbrief, social media, website)

Start zonder gedoe

Online ticketverkoop hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste voorbereiding en een helder systeem regel je het in een paar uur. Geen technische kennis nodig, geen maandelijkse abonnementen, geen verborgen kosten.

Bekijk onze prijzen (€0,32 per verkocht ticket, verder niks), lees meer over alle functies of start direct via app.tickable.nl.

Vragen? Stuur een mail naar info@tickable.nl of check ons Help Center. We helpen je graag op weg.